De rol van de vertrouwenspersoon bij psychosociale arbeidsbelasting (PSA)
Een onveilig gevoel op je werk. Een sfeer die om te snijden is.
Of een werkdruk die je bijna breekt. Herkenbaar? Dan heb je waarschijnlijk te maken met psychosociale arbeidsbelasting, of PSA.
Het is een ingewikkeld woord voor een simpel en pijnlijk probleem: als je werk je mentale gezondheid aantast, is het tijd voor actie. Gelukkig sta je er niet alleen voor. In de wet is vastgelegd dat er een vangnet voor je moet zijn: de vertrouwenspersoon. In dit artikel leggen we precies uit wat die persoon voor jou kan betekenen, hoe het werkt en waarom het een cruciale rol speelt in het voorkomen van een burn-out.
Wat is Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA)?
De definitie van PSA
Stel je voor: je collega die constant zeurt, je baas die elke dag langs je bureau loopt om je werk te controleren, of een roddelcampagne op de werkvloer. Dat is allemaal psychosociale arbeidsbelasting. Het zijn omstandigheden op je werk die stress veroorzaken en je mentale gesteldheid onder druk zetten.
PSA is niet één specifiek iets, maar een verzamelnaam voor allerlei factoren die je werklast mentaal maken.
Het gaat niet om de hoeveelheid werk, maar om de aard van het werk en de manier waarop je collega's en leidinggevenden met je omgaan. Het is een sluipend proces dat vaak ongemerkt begint, maar op de lange termijn serieuze schade kan aanrichten.
De vormen van PSA
PSA kent veel gezichten. De meest bekende vorm is werkdruk. Dit is niet hetzelfde als hard werken.
Werkdruk ontstaat als je taken moet doen die te complex zijn, te veel tijd kosten of als je te weinig middelen krijgt om ze goed uit te voeren.
Een andere, hardnekkige vorm is intimidatie. Denk aan dreigende taal, het continue kleineren van je ideeën of een baas die je het leven zuur maakt omdat hij je niet mag. Dan is er nog pesten. Dit kan fysiek zijn, maar meestal is het psychisch: uitsluiting, roddelen, of het systematisch negeren van iemands bijdragen.
Tot slot kan ook seksuele intimidatie onder PSA vallen, van ongewenste opmerkingen tot fysiek contact. Al deze vormen zorgen voor een onveilige werkplek en kunnen leiden tot ernstige klachten zoals slapeloosheid, angst en uiteindelijk een burn-out.
De wettelijke verplichtingen van de werkgever rondom PSA
Arbowetgeving
De werkgever kan niet zeggen: "Dat is jouw probleem." De wet is namelijk streng. Volgens de Arbowet is een werkgever verplicht om een veilige en gezonde werkomgeving te creëren.
Dit geldt niet alleen voor fysieke risico's, maar ook voor psychosociale risico's. Dat betekent dat de baas actief moet werken aan het voorkomen van PSA. Dit begint met een goede risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
Hierin moet staan wat de psychosociale risico's zijn en hoe die worden aangepakt.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon
De werkgever moet dus niet wachten tot het misgaat, maar proactief beleid maken om pesten, werkdruk en intimidatie te voorkomen. Doet hij dat niet, dan overtreedt hij de wet. Een van de belangrijkste verplichtingen die hieruit voortvloeit, is het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Dit is niet vrijblijvend.
Als er binnen een bedrijf sprake kan zijn van ongewenst gedrag, zoals pesten of seksuele intimidatie, dan moet de werkgever zorgen dat er een vertrouwenspersoon is. Deze persoon moet beschikbaar zijn voor alle medewerkers.
De werkgever moet deze persoon ook de ruimte geven om zijn of haar werk te doen. Dit betekent dat er tijd voor moet zijn en dat de vertrouwenspersoon de benodigde training moet krijgen. Het is dus een wettelijke plicht om een veilig vangnet te bieden voor medewerkers die met PSA te maken krijgen.
Wat doet een vertrouwenspersoon precies?
Eerste opvang en luisterend oor
Stel, je hebt iets meegemaakt. Je voelt je niet veilig of je loopt vast.
Dan is de vertrouwenspersoon je eerste aanspreekpunt. De kern van de rol is simpel: luisteren. Zonder oordeel. De vertrouwenspersoon is er om jouw verhaal aan te horen, je te steunen en je te helpen je gedachten op een rijtje te zetten.
Dit is vaak al een enorme opluchting. Je hoeft het niet meer alleen te dragen.
De vertrouwenspersoon kan je ook informeren over wat er allemaal mogelijk is. Hij of zij kent de procedures en wetten en kan je vertellen wat jouw rechten zijn. Dit eerste gesprek is altijd vrijblijvend en vertrouwelijk. Na het luisteren komt het actie.
Adviseren over vervolgstappen
De vertrouwenspersoon is er niet om het voor je op te lossen, maar om je te empoweren. Hij of zij kan je adviseren over de mogelijke vervolgstappen.
Wil je een formele klacht indienen? Of wil je liever dat de vertrouwenspersoon eerst een bemiddelend gesprek aangaat met de betrokken persoon? Misschien is het slimmer om eerst met je leidinggevende te praten.
De vertrouwenspersoon helpt je om de juiste keuze te maken voor jouw situatie.
Hij of zij kan je ook begeleiden bij het opstellen van een klacht of het voorbereiden van een gesprek. Het doel is dat jij weer de regie krijgt over je eigen werksituatie.
Het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon
Voor- en nadelen intern
Een interne vertrouwenspersoon is een collega. Het grote voordeel is dat hij of zij het bedrijf en de cultuur door en door kent.
Hij weet hoe de hazen lopen en snapt de dynamiek op de werkvloer. Dit kan helpen om sneller tot een oplossing te komen. Bovendien is het vaak makkelijker en sneller te bereiken. Een nadeel kan zijn dat de persoon niet onafhankelijk genoeg is.
Hij kan te maken krijgen met belangenverstrengeling. Stel, je hebt een conflict met een manager die boven de vertrouwenspersoon staat, dan kan dat lastig zijn.
Waarom extern vaak veiliger voelt
De vertrouwenspersoon kan dan bang zijn om zijn eigen positie te schaden.
Een externe vertrouwenspersoon is iemand van buitenaf, ingehuurd door de werkgever. Het grootste voordeel is de onafhankelijkheid. Omdat deze persoon geen collega is, is er geen sprake van vriendjespolitiek of interne verhoudingen.
Voor veel medewerkers voelt dit veiliger. Je weet dat je verhaal echt vertrouwelijk blijft en dat de persoon geen binding heeft met de organisatie.
Een nadeel is dat hij of zij de bedrijfscultuur minder goed kent. Het kan ook voelen alsof je meteen 'naar buiten' moet praten, terwijl je het liever intern oplost. De keuze hangt af van wat er speelt en wat jij prettig vindt.
Geheimhouding en anonimiteit bij meldingen
De zwijgplicht
Vertrouwelijkheid is het allerbelangrijkste. Zonder dat vertrouwen werkt het systeem niet.
Een vertrouwenspersoon heeft een wettelijke zwijgplicht. Alles wat jij met hem of haar deelt, blijft tussen jullie.
Tenzij jij expliciet toestemming geeft om informatie te delen, zal de vertrouwenspersoon niets doorvertellen. Dit is cruciaal. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je je verhaal kunt doen zonder angst voor represailles. De vertrouwenspersoon is er om jou te beschermen, niet om informatie tegen je te gebruiken.
Uitzonderingen op de regel
Natuurlijk is er een uitzondering op de regel. De zwijgplicht geldt niet als er sprake is van zeer ernstige situaties. Denk aan levensbedreigende situaties of misdrijven. Stel, je vertelt de vertrouwenspersoon dat je slachtoffer bent van een zware mishandeling of dat je zelfmoordplannen hebt, dan is het de plicht van de vertrouwenspersoon om hiermee naar de juiste instanties te stappen.
Dit is niet om je te benadelen, maar om jou en anderen te beschermen.
De vertrouwenspersoon zal dit altijd in overleg met jou doen, tenzij de situatie acuut gevaarlijk is.
Hoe de vertrouwenspersoon bijdraagt aan preventie van burn-outs
Signaleren van trends
Een vertrouwenspersoon is niet alleen een brandweerman die blust als het brandt. Hij of zij is ook een vroege waarschuwing.
Omdat medewerkers alles bij hem of haar kwijt kunnen, ziet de vertrouwenspersoon patronen die anderen missen.
Gevraagd en ongevraagd advies aan directie
Als drie mensen uit verschillende afdelingen klagen over dezelfde manager, of als er steeds vaker meldingen komen over onhaalbare deadlines, dan is dat een signaal. De vertrouwenspersoon kan deze signalen anoniem en geaggregeerd voorleggen aan de directie. Zo kan de organisatie tijdig ingrijpen voordat het probleem escaleert en er een burn-outgolf ontstaat.
De vertrouwenspersoon fungeert als de oren en ogen van de organisatie op het gebied van werknemerswelzijn. Hij of zij kan de directie gevraagd adviseren over concrete klachten, maar ook ongevraagd.
Bijvoorbeeld als er een verandering aankomt die veel onrust gaat veroorzaken. De vertrouwenspersoon kan dan als klankbord fungeren: "Let op, dit gaat leiden tot extra werkdruk, misschien kunnen we dit anders aanpakken?" Op deze manier draagt de vertrouwenspersoon actief bij aan een veilige werkcultuur. Het is een investering in preventie, waardoor medewerkers langer gezond en met plezier hun werk kunnen doen.