De rol van de vertrouwenspersoon: Is je geheim echt veilig?
Stel je voor: je loopt al een tijdje rond met een vervelende situatie op je werk.
Misschien een conflict met een collega, een onhandige opmerking van je leidinggevende of een integriteitskwestie die je niet zomaar kunt bespreken. Je wilt het er met iemand over hebben, maar je bent bang voor gevolgen. Wie kun je vertrouwen? Precies hier komt de vertrouwenspersoon in beeld.
Maar is wat je vertelt echt veilig? In dit stuk duiken we in de wereld van de vertrouwenspersoon en ontdekken we hoe je geheimen echt beschermd zijn.
Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
Opvang en begeleiding
Een vertrouwenspersoon is er voor jou. Punt. Hij of zij biedt een luisterend oor en helpt je om je verhaal op een rijtje te zetten.
Denk aan een collega die je in vertrouwen neemt over pestgedrag of een onveilige werksituatie.
Adviseren
De vertrouwenspersoon helpt je om te bepalen wat je wilt bereiken en ondersteunt je bij de volgende stappen. Het is geen therapeut, maar een steun in de rug. Hij of zij luistert zonder oordeel en helpt je om praktisch aan de slag te gaan.
Zo kun je bijvoorbeeld samen bedenken hoe je het gesprek aangaat of welke stappen je kunt zetten. De vertrouwenspersoon geeft je advies over je mogelijkheden.
Preventiebeleid
Hij of zij kent de regels en weet wat jouw rechten zijn. Denk aan het indienen van een klacht of het aanvragen van mediation. Je krijgt geen kant-en-klaar antwoord, maar een duidelijk beeld van je opties. Het advies is altijd neutraal en gericht op jouw situatie.
Zo kun je zelf een weloverwogen keuze maken. Handig, want vaak zie je door de bomen het bos niet meer.
Een vertrouwenspersoon speelt ook een rol in het voorkomen van problemen. Hij of zij signaleert knelpunten en adviseert de werkgever over beleid. Denk aan het opzetten van een klachtenprocedure of het organiseren van trainingen over integriteit.
Werkgevers zijn verplicht beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, zoals pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. De vertrouwenspersoon helpt bij het uitvoeren van dit beleid en zorgt dat het geen papieren tijger blijft.
De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon
Absolute vertrouwelijkheid
Wat je vertelt aan de vertrouwenspersoon, blijft tussen jou en hem of haar. Punt.
Dit is de kern van het vertrouwen. De vertrouwenspersoon mag niets doorspelen zonder jouw toestemming.
Beroepsgeheim
Zo kun je veilig je verhaal doen. Dit betekent niet dat je anoniem bent. Je moet je identiteit bekendmaken, maar de inhoud van je verhaal blijft vertrouwelijk. Zo weet je zeker dat je niet zomaar in een gesprek belandt over wat je hebt gezegd.
De vertrouwenspersoon heeft een beroepsgeheim. Dit betekent dat hij of zij wettelijk verplicht is om te zwijgen.
Dossierbeheer
Net als een arts of advocaat. Dit beroepsgeheim is wettelijk vastgelegd en beschermt jouw privacy. Er zijn uitzonderingen, maar die zijn strikt. Daarover straks meer.
Het beroepsgeheim zorgt ervoor dat je met een gerust hart je verhaal kunt doen. De vertrouwenspersoon houdt geen uitgebreide dossiers bij.
Wel worden afspraken en actiepunten vastgelegd, maar altijd anoniem. Zo blijft je verhaal beschermd en is er geen spoor naar jou te vinden.
Deze gegevens worden bewaard volgens de AVG-regels. Dat betekent dat ze niet langer worden bewaard dan nodig en beveiligd zijn tegen ongeautoriseerde toegang.
Uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht
Gevaar voor personen
Stel iemand vertelt dat er sprake is van ernstig gevaar voor anderen, bijvoorbeeld een dreigende agressie of zelfs een misdrijf. Dan mag de vertrouwenspersoon dit niet zomaar stilhouden. De veiligheid van personen gaat dan voor.
Dit is een zware afweging. De vertrouwenspersoon zal eerst met jou praten over de situatie en zoeken naar een oplossing.
Wettelijke meldplicht
Maar als het echt nodig is, mag hij of zij de autoriteiten inschakelen. Er zijn situaties waarin een vertrouwenspersoon wettelijk verplicht is om te melden.
Denk aan vermoedens van kindermishandeling of ernstige bedreiging. Dit is wettelijk vastgelegd en niet vrijblijvend. De vertrouwenspersoon bespreekt dit met jou voordat hij of zij actie onderneemt.
Toestemming van de melder
Zo weet je waar je aan toe bent en wat er gaat gebeuren.
De vertrouwenspersoon mag informatie delen als jij daar expliciet toestemming voor geeft. Bijvoorbeeld als je wilt dat hij of zij een klacht indient namens jou. Dit gebeurt altijd in overleg en met jouw goedkeuring. Zonder toestemming blijft alles vertrouwelijk. Dit is een belangrijk uitgangspunt van het werk van een vertrouwenspersoon, ook als de directie de vertrouwenspersoon negeert.
Verschil tussen interne en externe vertrouwenspersoon
Onafhankelijkheid
Een interne vertrouwenspersoon werkt binnen je eigen organisatie. Hij of zij kent de cultuur en de mensen.
Dit kan voordelen hebben, maar er kleven ook nadelen aan. Want wat als de vertrouwenspersoon zelf onderdeel is van het probleem? Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk.
Drempelverlaging
Hij of zij heeft geen binding met de organisatie en kan objectief adviseren. Dit kan extra vertrouwen geven, vooral bij gevoelige kwesties.
Een interne vertrouwenspersoon is vaak makkelijker bereikbaar. Je kunt hem of haar snel spreken, zonder dat je hoeft te reizen.
Kosten voor werkgever
Dit verlaagt de drempel om hulp te zoeken. Een externe vertrouwenspersoon is soms minder toegankelijk, maar biedt wel meer anonimiteit. Je kunt hem of haar bellen of mailen zonder dat collega’s het zien. Een interne vertrouwenspersoon kost de werkgever minder geld.
Hij of zij is al in dienst en hoeft niet extra betaald te worden. Wel moet de werkgever investeren in training en tijd.
Een externe vertrouwenspersoon kost geld. De kosten variëren van €500 tot €2.000 per jaar, afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal uren dat nodig is. Dit is een investering in preventie en welzijn.
Wat gebeurt er na een melding?
Informele oplossing
Veel meldingen blijven bij een informele oplossing. Denk aan een goed gesprek of mediation.
De vertrouwenspersoon kan helpen bij het organiseren van dit gesprek en zorgen dat het op een constructieve manier verloopt. Het doel is om het conflict snel en laagdrempelig op te lossen. Zo voorkom je dat het escaleert en meer schade aanricht. Als een informele oplossing niet werkt, kun je een formele klacht indienen.
Formele klacht indienen
De vertrouwenspersoon helpt je bij het opstellen van de klacht en het indienen ervan. Soms kan ook de bedrijfsmaatschappelijk werker bij spanningen ondersteuning bieden, naast de klachtenprocedure van je organisatie.
Een formele klacht leidt tot een onderzoek. De werkgever is verplicht hierop te reageren en een oplossing te bieden.
Onderzoekscommissie
Bij ernstige kwesties kan een onderzoekscommissie worden ingesteld. Deze commissie bestaat uit onafhankelijke personen die het conflict onderzoeken. De vertrouwenspersoon kan hierbij betrokken zijn, maar altijd in overleg met jou.
Het onderzoek leidt tot een advies of een bindende beslissing. Zo wordt er recht gedaan aan alle partijen.
Een vertrouwenspersoon is een onmisbare schakel in het beschermen van je privacy en het oplossen van arbeidsconflicten. Of je nu kiest voor een interne of externe vertrouwenspersoon, het belangrijkste is dat je je verhaal kunt doen in een veilige omgeving. Dus, als je rondloopt met een geheim, weet dat er iemand is die je kan helpen. Je bent niet alleen.