De toekomst van de reiskostenvergoeding bij hybride werken
Stel je voor: je werkt drie dagen op kantoor en twee dagen thuis. Logisch dat je reiskosten anders worden vergoed dan vroeger, toen je elke dag in de trein sprong.
Toch blijft de Belastingdienst vasthouden aan regels die soms wat gedateerd aanvoelen.
Hoe zit het nu echt met die reiskostenvergoeding in het hybride tijdperk? En vooral: wat kun je als werknemer of werkgever het beste doen? In dit artikel nemen we je mee door de huidige situatie en de toekomst, zonder ingewikkelde termen. We houden het praktisch en concreet, want jij wilt gewoon weten waar je aan toe bent.
Huidige regels rondom de reiskostenvergoeding
Gerichte vrijstelling per kilometer
De basis is simpel: de Belastingdienst staat toe dat werkgevers een onbelaste vergoeding geven voor zakelijke kilometers.
Dit heet de 'gerichte vrijstelling'. Voor woon-werkverkeer mag je in 2024 maximaal €0,23 per kilometer onbelast krijgen. Dit bedrag is al jaren hetzelfde en dekt in de praktijk vaak niet de daadwerkelijke kosten, zeker met de huidige brandstofprijzen of treintarieven. Toch is dit het maximum dat fiscaal vriendelijk is.
Voorwaarden van de Belastingdienst
De Belastingdienst eist dat de vergoeding alleen wordt gegeven voor daadwerkelijke woon-werktrajecten. Een ritje van huis naar de supermarkt telt dus niet.
De werkgever moet een sluitende administratie bijhouden, bijvoorbeeld een rittenadministratie of een declaratiesysteem.
Zonder bewijs kan de Belastingdienst de vergoeding alsnog belasten. Let op: dit zijn de regels voor reiskostenvergoeding regels en belastingdienst reiskosten die nu gelden. De verwachting is dat hier de komende jaren wat aan gesleuteld wordt, maar voor nu is dit de standaard.
Thuiswerkvergoeding versus reiskostenvergoeding
Samenloop van vergoedingen
Het hybride werken zorgt voor een nieuw dilemma: kies je voor een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding? Je kunt ze niet zomaar allebei onbelast krijgen voor dezelfde dag.
Als je een dag thuiswerkt, heb je geen recht op een reiskostenvergoeding voor die dag. Wel mag je een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen. Dit scheelt voor veel werknemers flink in de portemonnee, want een treinabonnement kost al gauw meer dan de onbelaste vergoeding die je misloopt.
Veel werkgevers lossen dit op door werknemers te laten kiezen per werkdag. Werk je thuis?
Keuze per werkdag
Dan krijg je de thuiswerkvergoeding. Ben je op kantoor? Dan ontvang je de reiskostenvergoeding.
Dit vraagt wel om een goede registratie. De fiscale regeling voor thuiswerkkosten is in 2024 vastgesteld op maximaal €2,35 per dag.
Dit is de gerichte vrijstelling thuiswerkkosten €2,35 per dag (Belastingdienst 2024).
Voor werknemers die ver weg wonen, kan dit een flink verschil maken. Bedenk dus goed wat voor jou het voordeligst is. Dit is een typisch geval van thuiswerkvergoeding versus reiskosten of thuiswerkvergoeding, een afweging die we steeds vaker zien bij hybride werken vergoeding vraagstukken.
Vaste reiskostenvergoeding bij deels thuiswerken
De 128-dagenregeling
Niet iedereen zit te wachten op het dagelijks invullen van declaraties. Daarom bestaat er de 'vaste reiskostenvergoeding'.
Dit is een onbelaste vergoeding die je krijgt als je in een heel jaar minstens 128 keer naar een vaste werkplek reist. Dit heet de 128 dagen regeling. Als je aan deze voorwaarde voldoet, mag je uitgaan van een vast aantal kilometers per dag, ongeacht of je die dag daadwerkelijk reisde.
Herberekening bij wijziging werkpatroon
Dit scheelt een hoop administratieve rompslomp. De praktijk van deels thuiswerken gooit roet in het eten.
Als je werkpatroon verandert en je komt niet meer aan 128 dagen, moet je de vaste vergoeding aanpassen. Dit heet de herberekening. De Belastingdienst eist dat je dit jaarlijks controleert.
Als je in een jaar minder dan 128 dagen reist, moet je het te veel ontvangen bedrag alsnog belasten. Voor een vaste reiskostenvergoeding is het dus zaak je reisgedrag goed in de gaten te houden. Een rittenadministratie bijhouden is dan soms alsnog nodig om teleurstellingen te voorkomen.
Fiscale vrijstellingen en wijzigingen in 2026
Verwachte verhogingen
De huidige bedragen staan onder druk. De Tweede Kamer heeft al vaker gepleit voor een verhoging van de onbelaste kilometervergoeding, om deze beter aan te laten sluiten bij de werkelijke kosten.
Hoewel er nog geen wet is aangenomen, wordt er rekening mee gehouden dat de vergoeding in 2026 wordt verhoogd. De exacte hoogte is nog onzeker, maar een bedrag van €0,25 of €0,29 per kilometer wordt vaak genoemd in discussies. De reden voor deze mogelijke verhoging is de inflatie. Brandstof, onderhoud en het openbaar vervoer zijn fors duurder geworden.
Impact van inflatie
De huidige €0,23 dekt de kosten allang niet meer. Een verhoging zou een directe financiële verlichting zijn voor forenzen.
Houd de politieke ontwikkelingen in de gaten, want dit kan flink schelen in je portemonnee.
De verwachte reiskostenvergoeding 2026 hangt af van de fiscale vrijstelling die wordt vastgesteld. De verhoging kilometervergoeding is hard nodig voor een eerlijke vergoeding.
Het mobiliteitsbudget als flexibel alternatief
Wat is een mobiliteitsbudget?
Een andere optie die steeds populairder wordt is het mobiliteitsbudget. In plaats van een vergoeding voor één specifieke manier van reizen, krijg je een vast bedrag per maand.
Dit bedrag mag je vrij besteden aan alles wat met mobiliteit te maken heeft. Denk aan je eigen auto, het openbaar vervoer, een deelauto, een e-bike of zelfs een fitnessabonnement als je fietst. Het grote voordeel is de flexibiliteit, zeker als je kijkt naar hoe je jouw ideale werk-privébalans inricht.
Voordelen voor werknemers en duurzaamheid
Je bepaalt zelf hoe je je budget inzet. Dit stimuleert ook duurzame keuzes.
Als je weinig reist, houd je geld over. Kies je voor een e-bike of deelauto, dan ben je vaak goedkoper uit en milieubewust.
Voor werkgevers is het een manier om werknemers tevreden te houden en tegelijkertijd te voldoen aan hun wensen. Een mobiliteitsbudget is dus een flexibele reiskosten oplossing die past bij de moderne werknemer die let op de rol van duurzaamheid (ESG) bij het kiezen van een werkgever en helpt bij het duurzaam reizen stimuleren.
Administratieve lasten voor werkgevers beperken
Registratiesystemen voor thuiswerkdagen
De administratie rondom hybride werken kan een nachtmerrie zijn. Zonder goede systemen verlies je snel het overzicht.
Werkgevers moeten bijhouden hoeveel dagen iemand op kantoor is en hoeveel dagen thuis. Dit is nodig voor de juiste vergoeding en voor de fiscale controle. Een simpel Excel-sheet volstaat soms, maar is foutgevoelig. Veel bedrijven kiezen voor speciale software die aan het HR-systeem is gekoppeld.
Automatisering van declaraties
De volgende stap is het automatiseren van declaraties. Medewerkers uploaden een bonnetje of vullen een rit in via een app.
De software berekent direct of het om een reiskosten- of thuiswerkdag gaat en of het bedrag within de fiscale grenzen valt.
Dit bespaart enorm veel tijd voor zowel de werknemer als de HR-afdeling. Het verlaagt de administratie reiskosten en maakt het thuiswerkdagen registreren een stuk eenvoudiger. Uiteindelijk leidt declaraties automatiseren tot minder fouten en een efficiënter proces.
Toekomstige wetgeving en verplichtingen rondom CO2-registratie
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)
Er staat ons nog meer verandering te wachten. De overheid wil inzicht in de CO2-uitstoot die door woon-werkverkeer en zakelijke reizen ontstaat.
Dit is vastgelegd in de Wet aanpassing fiscale regelingen (WPM). Grote werkgevers (vanaf 100 werknemers) moeten vanaf 2025 rapporteren over hun mobiliteitsuitstoot. Dit begint met 500 werknemers en loopt op tot alle bedrijven met meer dan 100 werknemers in 2028. Deze rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) betekent dat bedrijven hun reisgedrag veel nauwkeuriger moeten volgen.
Gevolgen voor grote werkgevers
Het doel is om de uitstoot te verminderen. Dit kan leiden tot strengere regels voor het vergoeden van autoritten en een grotere focus op alternatieven zoals de trein of de fiets.
De CO2 registratie werkgevers wordt een nieuwe taak op de HR-afdeling. De WPM rapportage is een onderdeel van de wetgeving mobiliteit die, mede door de invloed van de woningmarkt op de mobiliteit, de komende jaren vorm gaat krijgen.
Grote bedrijven moeten hier nu al rekening mee houden.