Fietsplan en reiskostenvergoeding: Waar heb je wettelijk recht op?

Jan Willems

HR-adviseur en arbeidsrechtspecialist

Je bent net begonnen met een nieuwe baan of je overweegt om over te stappen. Een van de eerste vragen die je hebt: krijg ik een vergoeding voor mijn reiskosten?

En hoe zit dat met een fietsplan? Het voelt soms als een doolhof van regels, maar maak je geen zorgen. We gaan het samen uitzoeken, stap voor stap, zonder ingewikkelde juridische taal.

Wettelijke verplichting ontbreekt

Dit is wat je moet weten over je rechten rondom reiskosten en fietsplannen, gewoon uitgelegd alsof we even koffie drinken.

Stel je voor: je reist elke dag met de trein of auto naar kantoor. Denk je dat de wet zegt dat je werkgever dit moet vergoeden? Helaas, dat is niet zo. In Nederland is er geen wettelijke plicht voor werkgevers om reiskosten te betalen.

Cao-regelingen en bedrijfsreglement

Het hangt volledig af van wat er in je contract staat of wat je cao (collectieve arbeidsovereenkomst) regelt. Je werkgever bepaalt dus zelf of en hoeveel je krijgt.

Veel bedrijven hebben hun eigen regels. Kijk in je cao of arbeidsovereenkomst. Soms staat daar een vaste vergoeding in, bijvoorbeeld €0,21 per kilometer voor auto’s of een vast bedrag voor openbaar vervoer.

Kilometervergoeding auto

Als je geen cao hebt, kan je werkgever een bedrijfsreglement opstellen. Dit is niet verplicht, maar het geeft wel duidelijkheid.

Vraag dus altijd even na bij HR wat de regels zijn op je werk. Oké, stel dat je werkgever wél wil vergoeden. Hoeveel mag dat dan zijn zonder dat je er belasting over betaalt?

Vergoeding voor fietsers

De Belastingdienst stelt hiervoor een maximumbedrag vast. Voor autoritten mag je werkgever je €0,23 per kilometer onbelast vergoeden.

Dit bedrag geldt voor 2024 en 2025. Je hoeft hierover geen inkomstenbelasting te betalen, zolang je niet boven deze vergoeding uitkomt.

Openbaar vervoer

Fiets je liever naar je werk? Dan mag je werkgever je ook een onbelaste vergoeding geven. Hetzelfde tarief van €0,23 per kilometer geldt hier ook.

Je hoeft dus geen speciale fietsvergoeding aan te vragen; het werkt hetzelfde als voor autoritten.

Vrije ruimte WKR

Handig, want zo hoef je niet te kiezen tussen auto of fiets op basis van belastingvoordelen. Reis je met de trein, bus of metro? Dan kan je werkgever je een onbelaste vergoeding geven voor de daadwerkelijke kosten. Dit mag ook via een ov-kaart die de werkgever betaalt.

Zolang de vergoeding niet hoger is dan je daadwerkelijke reiskosten, is het belastingvrij. Let op: de €0,23 per kilometer geldt hier niet; het is specifiek voor auto en fiets.

Bruto-netto voordeel

Een fietsplan klinkt misschien ingewikkeld, maar het is eigenlijk best simpel. Via de werkkostenregeling (WKR) mag je werkgever je een fiets onbelast geven of vergoeden. Dit geldt alleen als er genoeg ruimte is in de ‘vrije ruimte’ van de loonsom.

De vrije ruimte is een bedrag dat je werkgever mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen, zoals een fiets.

Eigendom van de fiets

Elk jaar op 1 januari wordt dit bedrag opnieuw vastgesteld. Het grote voordeel van een fietsplan via de WKR is dat je als werknemer geen belasting betaalt over de fiets. Je betaalt dus geen inkomstenbelasting over de waarde van de fiets.

Dit scheelt je vaak tientallen euro’s per maand. Je werkgever betaalt de fiets bruto, maar jij ontvangt hem netto.

Bijtelling voor leasefietsen

Een win-winsituatie, zolang de vrije ruimte het toelaat. Wie wordt eigenaar van de fiets?

Dat hangt af van de afspraken. Soms is de fiets direct jouw eigendom, maar soms is het een leasefiets die je na een aantal jaar teruggeeft. Vraag dus altijd na hoe het bij jouw werkgever geregeld is.

Onderhoud en verzekering

Dit staat meestal in het fietsplanreglement of in je arbeidsovereenkomst. Een leasefiets is een andere optie binnen een flexibel cafetariasysteem.

Bij een leasefiets staat de fiets op naam van de werkgever, en jij mag hem gebruiken. Voor deze ter beschikking gestelde fiets geldt een vaste fiscale bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs. Dit percentage is vastgelegd door de Belastingdienst en geldt voor 2024 en 2025. Je betaalt dus een klein bedrag per maand aan belasting over het privégebruik.

Verschil met het fietsplan

Bij een leasefiets zit vaak ook onderhoud en verzekering inbegrepen. Dit is een groot voordeel, want je hoeft zelf niets te regelen.

Je werkgever of de leasemaatschappij regelt reparaties en diefstalverzekering. Dit scheelt je tijd en geld. Vraag wel altijd naar de voorwaarden, want sommige leasecontracten hebben een maximum aantal kilometers per jaar.

Regels van de Belastingdienst

Het grootste verschil tussen een leasefiets en een fietsplan is de eigendom.

Bij een leasefiets blijft de fiets eigendom van de werkgever of leasemaatschappij. Bij een fietsplan via de WKR wordt de fiets vaak jouw eigendom. Kies wat bij je past: lease voor gemak en onderhoud, of een fietsplan voor langdurig gebruik zonder maandlasten.

Gedeeltelijk reizen met de fiets

Het is slim om dit af te stemmen op je totale pakket aan arbeidsvoorwaarden. Mag je zowel een fietsplan als een reiskostenvergoeding krijgen?

De Belastingdienst heeft hier duidelijke regels voor. Je mag niet dubbel profiteren.

Administratieve eisen

Als je een leasefiets van de zaak hebt, mag je voor de dagen dat je met die fiets reist, geen onbelaste kilometervergoeding van €0,23 krijgen. Dit geldt overigens ook voor de fiscale regels rondom een auto van de zaak. Dit wordt gezien als dubbele vergoeding en dat is niet toegestaan.

Reis je soms met de auto en soms met de fiets? Dan mag je werkgever een deel van de reiskosten vergoeden.

Kostenoverzicht: Wat kost een fietsplan of leasefiets?

Bijvoorbeeld: op maandag en woensdag reis je met de auto, op dinsdag en donderdag met de fiets. Je werkgever mag dan voor de autodagen €0,23 per kilometer vergoeden en voor de fietstagen hetzelfde tarief. Zorg wel dat je een rittenadministratie bijhoudt. Om te voldoen aan de regels, moet je werkgever de vergoedingen goed administreren.

Dit betekent dat je een rittenadministratie moet bijhouden of een declaratiesysteem moet gebruiken. Vraag je werkgever welke administratie nodig is.

Budgetfiets (€500 - €1.000)

Dit voorkomt problemen met de Belastingdienst en zorgt dat je altijd de juiste vergoeding krijgt. Laten we even kijken naar de kosten. Een fietsplan of leasefiets kan een flink voordeel opleveren, maar het hangt af van je situatie.

Hieronder een overzicht van de kosten per tier (budget, midden, premium) over 1-3 jaar.

Middenklasse fiets (€1.000 - €2.000)

We gaan uit van een gemiddelde werkweek van 40 uur en 20 werkdagen per maand. Voor een budgetfiets betaal je tussen de €500 en €1.000. Als je deze via de WKR aanschaft, betaal je niets extra aan belasting.

Over 3 jaar is de total cost of ownership (TCO) ongeveer €500 - €1.000, afhankelijk van onderhoud. Dit is goedkoper dan een leasefiets, maar je moet zelf zorgen voor verzekering en reparaties.

Premium fiets (€2.000 - €3.500)

Bespaartip: kies een fiets met een lage aanschafprijs en doe klein onderhoud zelf. Een middenklasse fiets kost tussen de €1.000 en €2.000.

Via de WKR is dit nog steeds onbelast, maar de vrije ruimte kan sneller vol raken als je meerdere werknemers hebt. De TCO over 3 jaar is €1.000 - €2.000, plus eventuele reparaties. Dit is een goede balans tussen kwaliteit en prijs.

Vergelijking en bespaartips

Bespaartip: vergelijk merken zoals Gazelle of Batavus voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. Een premium fiets, zoals een e-bike, kost tussen de €2.000 en €3.500.

De TCO over 3 jaar kan oplopen tot €3.500, inclusief onderhoud en verzekering. Dit is duurder, maar je krijgt wel een comfortabelere en duurzamere fiets. Bespaartip: kies voor een leasefiets als je geen groot bedrag upfront wilt betalen; de maandlasten zijn vaak lager. Vergelijk goedkope vs dure opties: een budgetfiets is goedkoper op de korte termijn, maar een leasefiets kan voordeliger zijn als je onderhoud en verzekering meeneemt.

Bespaartips: vraag je werkgever naar een collectieve fietsverzekering, gebruik de WKR voor onbelaste aanschaf, en houd een rittenadministratie bij om dubbele vergoedingen te voorkomen. Zo haal je het meeste uit je fietsplan of leasefiets.