Hoe ga je om met een 'workaholic' cultuur in je team?
Je kent het wel: je collega’s die om 22:00 uur nog een mailtje sturen, die nooit écht stoppen en die hun vakantiedagen laten oplopen tot een berg van 40 dagen.
Een workaholic cultuur sluipen je team binnen zonder dat je het door hebt. Het voelt misschien productief, maar op de lange termijn werkt het averechts: verzuim, stress en een hoge werkdruk. In dit stuk leer je stap-voor-stap hoe je dit doorbreekt, gewoon praktisch en zonder geneuzel.
Stap 1: Check de basis: wat heb je nodig?
Voordat je begint, zorg je dat je de juiste informatie en hulpmiddelen hebt. Zonder data is het namelijk gissen.
- Arbeidstijdenregister: Vraag je HR-systeem (bijv. AFAS of Loket) om een export van de gewerkte uren en verlofsaldi van de afgelopen 3 maanden. Dit kost je ongeveer 1 uur tijd.
- Wet- en regelgeving: Download de Arbeidstijdenwet (ATW) en de CAO die op jouw organisatie van toepassing is. Dit is gratis via rijksoverheid.nl of je CAO-website.
- Teamoverzicht: Maak een lijst van je teamleden met hun huidige verlofsaldo en contracturen. Gebruik een simpel Excel-bestand of je HR-dashboard.
- Tijdslot: Plan 45 minuten in je agenda voor een individueel gesprek per teamlid. Reken op 15 minuten voorbereiding per gesprek.
Je hebt een aantal dingen nodig die makkelijk te regelen zijn. Een veelgemaakte fout is te snel willen zonder data. Je kunt geen cultuur veranderen als je niet weet hoeveel uur er nu eigenlijk gewerkt wordt. Neem de tijd om dit eerst te regelen.
Stap 2: Analyseer de situatie: wat zie je gebeuren?
Je hebt nu de data. Kijk er kritisch naar zonder oordeel.
Wat valt je op? Zijn er collega’s die structureel overwerken?
- Check de overuren: Kijk in je HR-systeem naar het aantal overuren per medewerker. Een rode vlag is meer dan 10% bovencontracturen per week.
- Verlofsaldi: Controleer hoeveel verlofdagen er zijn opgebouwd en niet zijn opgenomen. Een gemiddeld verlofsaldo boven de 25 dagen is een teken van een workaholic cultuur.
- Mailtijden: Vraag bij je IT-afdeling na hoe laat er mails worden verstuurd. Veel mails na 20:00 uur? Dat is een signaal.
- Spreek een collega: Vraag aan een vertrouwenspersoon of HR-medewerker hoe het team er intern op staat. Dit duurt 10 minuten.
Wordt er in het weekend gemaild? Zijn vakantiedagen niet opgenomen? Veelgemaakte fout: alleen naar de cijfers kijken zonder het gesprek aan te gaan.
Mensen zijn geen nummers. Combineer data met menselijke verhalen.
Stap 3: Voer een open gesprek met je team
Je hoeft niet meteen een grote toespraak te houden. Begin klein. Kies een geschikt moment, bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg of een 1-op-1 gesprek waarin je tijdelijke urenvermindering bespreekt.
- Open de discussie: Zeg iets als: “Ik zie dat we veel overwerken. Hoe voelt dat voor jullie?” Hou het simpel en open.
- Stel vragen: Vraag naar de reden van het overwerken. Is het werkdruk? Perfectionisme? Een verkeerde planning? Luister zonder te onderbreken.
- Deel je zorgen: Leg uit waarom je het wilt veranderen: “Ik wil voorkomen dat we straks met z’n allen ziek worden. We moeten beter voor onszelf zorgen.”
- Stel grenzen: Spreek af dat er na 18:00 uur geen werkmails meer worden verstuurd, tenzij het echt noodzakelijk is. Leg dit vast in een teamafsprakenlijst.
- Tijd: Reken op 30 minuten per persoon. Plan dit in de komende 2 weken.
Wees direct maar vriendelijk. Veelgemaakte fout: te veel praten en te weinig luisteren. Geef je teamleden de ruimte om hun verhaal te doen.
Stap 4: Zet concrete maatregelen in
Nu je weet wat er speelt, is het tijd voor actie. Kies maatregelen voor de sandwichgeneratie die passen bij je team en je organisatie.
- Vast moment voor verlof: Plan samen met je team een verlofplanning voor de komende 6 maanden. Zorg dat iedereen minimaal 5 dagen per half jaar opneemt.
- Werktijden afspreken: Spreek vaste werktijden af. Bijvoorbeeld: start tussen 8:00 en 9:00 uur, eindigt tussen 17:00 en 18:00 uur. Houd hier samen aan.
- Geen mail na 18:00 uur: Stel een regel in dat er na 18:00 uur geen e-mails meer worden verzonden. Gebruik de functie “plannen” in Outlook of Gmail om mails de volgende dag te laten versturen.
- Check-in momenten: Plan wekelijks een kort teamoverleg van 15 minuten om de werkdruk te bespreken. Gebruik hiervoor een tool zoals Microsoft Teams of Slack.
- Loopbaanbegeleiding: Bied medewerkers de mogelijkheid om een loopbaancoach in te schakelen. Dit kost ongeveer €100-€150 per uur, maar het betaalt zich terug in betrokkenheid en minder verzuim.
Houd het praktisch en haalbaar. Veelgemaakte fout: te veel maatregelen tegelijk invoeren. Kies er 2 of 3 en bouw ze langzaam op. Geef het tijd om te wennen.
Stap 5: Monitor en evalueer
Je hebt maatregelen ingezet, maar het werk is nog niet klaar. Je moet blijven monitoren of het werkt en bijsturen waar nodig.
- Check maandelijks: Kijk elke maand naar de gewerkte uren en verlofsaldi. Zie je verbetering? Zo niet, pas je aanpak aan.
- Spreek af: Plan een evaluatie in na 3 maanden. Vraag je team: “Hoe bevalt het? Wat werkt wel, wat niet?”
- Corrigeer bijsturen: Als iemand toch weer te veel overwerkt, spreek diegene dan apart aan. Herinner aan de afspraken en vraag wat er nodig is om het te veranderen.
- Vier successen: Als het lukt om de cultuur te veranderen, vier dat dan. Een kleine traktatie of een bedankje maakt veel goed.
- Tijd: Reken op 1 uur per maand voor monitoring en 1 uur per evaluatie.
Veelgemaakte fout: stoppen na de eerste maatregelen. Cultuurverandering duurt minimaal 6 maanden. Blijf consistent.
Verificatie-checklist
- Heb je de arbeidstijden en verlofsaldi gecontroleerd?
- Heb je minimaal 3 teamleden gesproken over de werkcultuur?
- Zijn er concrete afspraken gemaakt over werktijden en verlof?
- Is er een plan voor loopbaanbegeleiding als dat nodig is?
- Staat er een evaluatie gepland na 3 maanden?
- Zijn de maatregelen vastgelegd in een teamafsprakenlijst?
Als je alle punten kunt afvinken, ben je goed op weg. Een workaholic cultuur doorbreken is geen rocket science, maar het vraagt wel om actie. Gun jezelf de ruimte voor je gezin en ga aan de slag!