Wat te doen bij diefstal of fraude door een collega?
Een collega die met de vingers in de kas zit of spullen jat uit het magazijn: het voelt als een persoonlijke aanval op het vertrouwen in je team.
Je wilt niet meteen beschuldigingen roepen, maar je kunt het ook niet negeren. In deze gids leg ik je uit hoe je hier praktisch en juridisch verantwoord mee omgaat, zonder je eigen positie op het spel te zetten.
Hoe herken je diefstal of fraude op de werkvloer?
Vormen van bedrijfsfraude die vaak voorkomen
Fraude op de werkvloer is vaak minder spectaculair dan je in films ziet. Meestal begint het klein.
Denk aan een collega die declaraties indient voor etentjes die nooit hebben plaatsgevonden of die bonnetjes aanpast om een paar tientjes extra te declareren. In de logistiek zie je regelmatig dat voorraden worden 'vergeten' bij de uitgang. In kantooromgevingen gaat het soms om het doorspelen van vertrouwelijke klantgegevens naar een concurrent voor een persoonlijke bonus.
Rode vlaggen in gedrag
Het gaat niet altijd om grote bedragen; het systeem misbruiken is vaak het echte probleem.
Je hoeft geen detective te zijn om signalen op te vangen. Een collega die plotseling heel defensief reageert als je vraagt waarom hij altijd als laatste het kantoor verlaat, is een rode vlag. Andere signalen zijn: onverklaarbare rijkdom (een dure auto terwijl het salaris niet matching is), het ontwijken van bepaalde controles of het plotseling overschrijden van bevoegdheden. Let ook op gedragsveranderingen; iemand die normaal open is, wordt opeens geheimzinnig over zijn werk.
Bewijs verzamelen zonder de wet te overtreden
Wat mag je wel en niet documenteren?
Je wilt iets concreets hebben voordat je naar je leidinggevende stapt. Maar hoe verzamel je bewijs zonder in de juridische problemen te komen?
In Nederland mag je als werknemer bepaalde zaken vastleggen die direct met je eigen werk te maken hebben. Als je ziet dat een collega materiaal meeneemt, mag je in je eigen notitieboekje de datum, tijd en wat je zag opschrijven. Dit is jouw persoonlijke administratie.
Wat absoluut niet mag, is heimelijk camera’s installeren of de computer van een collega doorspitten.
Ook het aftappen van telefoongesprekken is verboden. De privacyregels zijn hier streng. Als je bewijs verzamelt op een manier die de privacy schendt, kan dit bewijs in een rechtszaak worden afgewezen en kun je zelfs ontslagen worden. Heimelijk filmen is een heet hangijzer.
Privacyregels en heimelijk filmen
In de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG) staat dat je iemand niet mag filmen zonder duidelijke reden en medeweten. Als je vermoedt dat er fraude plaatsvindt, mag je weliswaar incidenteel bewijs verzamelen, maar dit is een grijs gebied.
De veiligste weg is het volgen van de interne meldprocedure. Zelf filmen op de werkvloer zonder toestemming van de werkgever is risicovol en kan leiden tot disciplinaire maatregelen.
Tip: Focus op feiten, niet op vermoedens. Schrijf op wat je ziet, niet wat je denkt dat er gebeurt.
Melding maken: Bij wie moet je zijn?
De rol van de vertrouwenspersoon
Je hoeft dit niet alleen op te lossen. De meeste bedrijven hebben een vertrouwenspersoon voor integriteitskwesties.
Klokkenluidersregeling gebruiken
Dit is je eerste stop. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk en luistert zonder oordeel.
Ze kunnen je adviseren over de volgende stappen en indien nodig escaleren naar het management of de directie. Dit is veiliger dan direct naar je directe leidinggevende gaan, vooral als diegene betrokken zou kunnen zijn. Heeft je organisatie een klokkenluidersregeling? Check je personeelshandboek. Deze regeling beschermt je als je ernstige misstanden meldt.
Je kunt anoniem melden via een speciaal meldpunt. Dit is vooral handig als je bang bent voor represailles of als het gaat om fraude op hoog niveau.
De Wet bescherming klokkenluiders (die in 2023 is aangescherpt) geeft je extra bescherming als je een melding doet over een ernstige misstand die het algemeen belang raakt. Volg altijd de interne procedure voordat je extern meldt. Extern melden (bijvoorbeeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de politie) kan pas als de interne melding niet tot actie leidt of als het gevaar direct is.
De mogelijke consequenties voor de dader
Ontslag op staande voet
Als de fraude of diefstal ernstig is, kan de werkgever ontslag op staande voet geven.
Dit betekent dat de arbeidsovereenkomst per direct wordt beëindigd zonder wachtijd. Voor ontslag op staande voet bij diefstal moet de werkgever kunnen bewijzen dat er sprake is van een dringende reden. Denk aan het stelen van contant geld uit de kassa of het verduisteren van grote bedragen.
Een enkele waarschuwing vooraf is dan niet nodig. Let op: ontslag op staande voet is een zwaar middel.
Aangifte bij de politie
De kantonrechter toetst streng of dit terecht is. Als de diefstal klein is (bijvoorbeeld een broodje uit de koelkast), is ontslag op staande voet vaak niet proportioneel.
De werkgever kan besluiten aangifte te doen bij de politie. Dit is vooral het geval bij fraude met grote bedragen of structurele diefstal. Als werknemer kun je ook aangifte doen, maar meestal doet de werkgever dit. Houd er rekening mee dat een aangifte leidt tot een strafrechtelijk onderzoek.
Dit kan uitmonden in een strafzaak met mogelijke boetes of zelfs celstraf, afhankelijk van de ernst. Een aangifte heeft ook impact op de werksfeer.
Het is een formele stap die het conflict escaleert. Overleg daarom altijd met de vertrouwenspersoon of juridisch adviseur voordat je tot aangifte overgaat.
Bescherming tegen represailles na een melding
Rechten als melder
Als je te goeder trouw een melding doet van fraude of diefstal, mag je niet worden benadeeld.
Je hebt recht op een veilige werkomgeving en bescherming tegen ontslag of andere represailles. De Wet bescherming klokkenluiders zorgt ervoor dat je niet zomaar wordt overgeplaatst of koud wordt behandeld omdat je je mond hebt opengetrokken. Het is belangrijk om alles wat er na je melding gebeurt, goed te documenteren.
Krijg je plotseling een slechtere beoordeling? Wordt je buitengesloten bij vergaderingen?
Wat als de werkgever niets doet?
Dit kunnen signalen van represailles zijn. Meld dit direct bij de vertrouwenspersoon of de compliance officer. Wat als de directie de vertrouwenspersoon negeert?
Soms gebeurt er na je melding niets. De werkgever negeert het of het onderzoek sleept zich jaren voort. In dat geval kun je overwegen om extern te melden. Je kunt contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (bij privacy-schendingen) of de Inspectie SZW (bij misstanden in de arbeidsomstandigheden).
Als je werkgever je ontslaat omdat je melding hebt gemaakt van onethisch handelen, kun je een beroep doen op de kantonrechter. Je hebt dan sterke kaarten om je ontslag aan te vechten.
Een andere optie is het inschakelen van een jurist gespecialiseerd in arbeidsrecht. Zij kunnen je helpen bij het opstellen van een klacht of het voeren van een procedure. Kosten voor juridische bijstand worden soms vergoed via een rechtsbijstandverzekering, afhankelijk van je polis.